Selbstständigkeit bringt Freiheiten, aber auch klare Pflichten mit sich, darunter die Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung nach den GoBD (Grundsätzen ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung digitaler Belege). Setzen sich Unternehmer frühzeitig mit den geltenden Anforderungen auseinander, legen sie den Grundstein für eine solide und prüfungssichere Finanzorganisation.
GoBD konforme Buchführung: Praxisanforderungen für Selbstständige
| Aspekt | Kernaussage |
|---|---|
| Ziel der GoBD | Buchführungsdaten und Belege müssen vollständig, nachvollziehbar und jederzeit prüfbar organisiert sein. |
| Unveränderbarkeit | Erfasste Buchungen und Originalbelege dürfen nicht unbemerkt geändert werden und Korrekturen müssen als solche erkennbar bleiben. |
| Zeitgerechte Erfassung | Geschäftsvorfälle sollten zeitnah dokumentiert werden, damit Abläufe und Belegketten konsistent nachvollzogen werden können. |
| Verfahrensdokumentation | Die Abläufe von Belegeingang bis Archiv, inklusive Software, Zuständigkeiten und Kontrollschritten, sollten verständlich beschrieben sein. |
| Datenzugriff und Archiv | Digitale Unterlagen müssen auffindbar, vollständig exportierbar und während der Aufbewahrungsdauer lesbar bleiben. |
Was sind die GoBD und wer ist von deren Einhaltungspflicht betroffen?
Die GoBD definieren verbindliche Regeln für digitale Buchführungssysteme. Daten müssen laut ihnen vollständig, nachvollziehbar, unveränderbar und maschinell auswertbar sein. Die Grundsätze gelten für alle Selbstständigen, Freiberufler und Unternehmen, unabhängig von deren Größe oder erzieltem Umsatz.
Hinweis: Seit 2019 sind auch digitale Archivierungsverfahren zu dokumentieren und revisionssicher zu implementieren.
Die GoBD umfassen detaillierte Vorgaben. Folgende Punkte sind jedoch im täglichen Praxisalltag primär maßgeblich.
- Digitale Belege sind zeitnah zu erfassen und blättertauglich zu archivieren. Papierbelege dürfen also nach einer bildlichen Digitalisierung gegebenenfalls vernichtet werden.
- Änderungen an Buchungen oder Belegen sind nur mit Protokoll erlaubt. Löschungen analoger und digitaler Dokumente sind für bestimmte Zeiträume untersagt, je nach Dokumentenart. Hier gelten konkrete Aufbewahrungsfristen.
- Zugriffsrechte und Datensicherheit sind ebenfalls geregelt. Unbefugte dürfen nicht eingreifen und ein Zugriff in Prüfsituationen ist zu gewährleisten.
- Alle Abläufe der Buchführung von der Erfassung bis zur Datensicherung sind im Rahmen der Verfahrensdokumentation zu beschreiben.
Ohne diese Grundlagen riskieren Selbstständige Nachschätzungen und Bußgelder. So werden in einem Drittel der Prüfungen formale Beanstandungen dokumentiert und gegebenenfalls Strafzahlungen fällig.
Softwareunterstützung für effizientes Arbeiten
GoBD-konformes Arbeiten bedeutet heute vor allem, auf Software zu setzen. Anbieter wie Lexware Office bieten umfassende Funktionen zur rechtskonformen Belegerfassung, revisionssicheren Archivierung und Protokollierung, inklusive digitalem Betriebsprüferzugriff. Der Einsatz eines solchen Systems spart Zeit und erhöht die Rechtssicherheit.
Eine weitere Lösung, die eine GoBD-konforme Buchhaltung ermöglicht, ist KudTax. Das Programm ist speziell für Online-Händler geeignet und erlaubt automatisiertes Matching sowie Datenimport aus Shopsystemen. Anbieter wie EasyWorx richten sich wiederum direkt an Handwerker und sind spezifisch auf die Bedürfnisse dieser Berufsgruppe abgestimmt.
Tipp: Möchten Selbstständige bei der digitalen Buchführung auf Nummer sicher gehen, wählen sie eine Software, die explizit GoBD-testiert ist.
Praktische Umsetzung mit Checkliste
Damit die Buchführung langfristig GoBD-konform bleibt, helfen systematische Abläufe. Zunächst sollten darum alle Belege unmittelbar nach dem Eingang per Smartphone oder Scanner digitalisiert und revisionssicher abgelegt werden. Ausschlaggebend ist dabei, dass Selbstständige Buchungen zeitnah erfassen und idealerweise über ein geschäftliches Bankkonto abwickeln, sodass eine klare Trennung von privaten und geschäftlichen Ausgaben gewährleistet bleibt.
Änderungen an bereits verbuchten Geschäftsvorfällen dürfen Selbstständige keinesfalls einfach überschreiben oder löschen; sie müssen sie stattdessen nachvollziehbar protokollieren.
Ebenso sollte eine aktuelle Verfahrensdokumentation vorhanden sein, die sämtliche buchhalterische Abläufe, Zuständigkeiten, Zugriffsrechte gemäß Datenschutzvorgaben und die eingesetzte Software beschreibt.
Nicht zuletzt ist es sinnvoll, regelmäßig die technischen Funktionen für Betriebsprüfungen zu testen, ob also beispielsweise ein vollständiger Export der Buchungsdaten möglich ist.
Folgen bei Nichteinhaltung
Fehlt die GoBD-Konformität, drohen ernsthafte Konsequenzen. Finanzbehörden schätzen nämlich im Zweifelsfall Umsätze nach, die dann oft höher als real ausfallen und verhängen entsprechende Bußgelder. In 70 Prozent der Fälle sind Selbstständige nicht ausreichend informiert, was zu teuren Fehlern führt.
Auch technische Nachteile sind denkbar, zum Beispiel bei der Nutzung von ELSTER oder E-Bilanz-Schnittstellen bei E-Rechnungen ab 2025. Zusätzlich drohen bei schwerwiegenden Verstößen steuerliche Nachzahlungen, Säumniszuschläge und Bußgelder.
Noch gravierender wird es, wenn Manipulationen nachweisbar sind. Hier besteht mitunter sogar ein Anfangsverdacht auf Steuerhinterziehung, was wiederum strafrechtliche Konsequenzen nach sich zieht. Bereits bei einer fehlenden Verfahrensdokumentation hat das Finanzamt das Recht, die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung anzuzweifeln. Auch die Anerkennung von Betriebsausgaben entfällt im Einzelfall, wenn Belege fehlen oder unsauber erfasst wurden.
Arbeiten Selbstständige regelmäßig mit elektronischen Kassensystemen, sollten sie ebenfalls sicherstellen, dass diese technisch GoBD-konform sind, andernfalls drohen empfindliche Strafen nach § 379 AO.
Häufig gestellte Fragen zum Thema „GOBD konforme Buchführung“
1) Was ist der häufigste Stolperstein bei digitaler Belegablage?
Oft fehlen klare Regeln, welches Dokument das Original ist und wo es abgelegt wird. Problematisch wird es, wenn Belege mehrfach in verschiedenen Ordnern liegen oder Dateien nachträglich umbenannt und überschrieben werden. Legen Sie eine eindeutige Ablagestruktur fest und definieren Sie, wie Versionen und Korrekturen dokumentiert werden.
2) Reicht es aus, Belege als PDF zu speichern, wenn die Buchhaltung in einer Software läuft?
Entscheidend ist, dass Belege und Buchungen zusammen eine nachvollziehbare Belegkette bilden. Ein PDF allein hilft wenig, wenn die Zuordnung zur Buchung nicht klar ist oder Metadaten und Protokolle fehlen. Nutzen Sie Funktionen wie Belegverknüpfung, Journal, Änderungsprotokolle und einen konsistenten Export, der Buchungen und Belege zusammenführt.
3) Welche Inhalte sollte eine schlanke Verfahrensdokumentation mindestens abdecken?
Beschreiben Sie den Weg des Belegs vom Eingang bis zur Archivierung. Nennen Sie genutzte Systeme, Zugriffsrechte, Vertretungsregeln und Prüfschritte. Dokumentieren Sie, wie Sie scannen, wie Sie E-Mails mit Rechnungen ablegen und wie Sie Korrekturen durchführen. Ergänzen Sie eine kurze Übersicht zu Datensicherung und Wiederherstellung.
4) Wie organisieren Sie Korrekturen, ohne die Nachvollziehbarkeit zu gefährden?
Korrekturen sollten als separate, nachvollziehbare Änderungen erfolgen. Vermeiden Sie das Überschreiben von Originalen. In der Praxis bewährt sich ein Vorgehen mit Stornobuchung und Neubuchung oder mit klarer Korrekturbuchung, je nach Systemlogik. Wichtig ist, dass der Grund der Korrektur dokumentiert ist und die Historie bestehen bleibt.
5) Was sollten Sie vor einer Betriebsprüfung in der Buchhaltung vorbereiten, ohne alles neu aufzusetzen?
Prüfen Sie, ob Belege vollständig verknüpft sind und ob Auswertungen konsistent sind. Testen Sie einen Export der Buchungsdaten und klären Sie, ob die Ablage über den gesamten Zeitraum geschlossen ist. Aktualisieren Sie die Verfahrensdokumentation und stellen Sie sicher, dass Zuständigkeiten, Zugriffe und Datensicherungen nachvollziehbar beschrieben sind.
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