Onboarding Box – Was sollte sie idealerweise beinhalten?

Onboarding Box - so bleibt sie sicher in Erinnerung

Die Onboarding Box ist ein essenzielles Werkzeug, um neue Mitarbeiter im Unternehmen willkommen zu heißen und ihnen den Einstieg ins Unternehmen zu erleichtern. Die Rekrutierung endet nämlich nicht beim Finden des richtigen Bewerbers, sondern beim Start in die Arbeit. Eine gut durchdachte Onboarding Box kann dabei den Unterschied ausmachen zwischen einem holprigen Start und einem reibungslosen Übergang in die neue Arbeitsumgebung. Im Folgenden erläutern wir, welche Elemente in einer idealen Onboarding Box enthalten sein sollten, um sowohl praktische als auch unternehmenskulturelle Aspekte abzudecken.

Grundsätzliches zur Onboarding Box

Prinzipiell sind der eigenen Kreativität bei der Gestaltung und der Befüllung der Boxen keine Grenzen gesetzt. Es hängt sehr stark von der Unternehmenskultur und den sich daraus ergebenden Richtlinien ab, welchen Weg man hier wählt. Schließlich sollte die Onboarding Box auch die Reputation und das Unternehmensimage in Grundzügen widerspiegeln. 

Gelingt es, das Unternehmensimage mit den Bedürfnissen des Mitarbeiters zu kombinieren, steht einem erfolgreichen Arbeitsauftakt nichts mehr im Wege. Die Onboarding Box legt die Grundlage für die zukünftigen Jahre. Sie bestimmen, wie diese aussehen soll.

Willkommensbrief und Unternehmensinformationen

Ein persönlicher Willkommensbrief vom Geschäftsführer oder dem direkten Vorgesetzten kann neue Mitarbeiter von Anfang an motivieren und ihnen das Gefühl geben, geschätzt zu werden. Dieser Brief sollte neben einer herzlichen Begrüßung auch eine kurze Einführung in die Unternehmensgeschichte und -werte enthalten.

Zusätzlich sind Unternehmensbroschüren und ein Organigramm hilfreiche Werkzeuge, um neuen Mitarbeitern einen Überblick über die Firmenstruktur und wichtige Ansprechpartner zu geben. 

Arbeitsmittel und technische Ausstattung

Eine Onboarding Box kann auch die notwendigen Arbeitsmittel für die Stelle enthalten. Dazu gehören:

  • Laptop oder Tablet: Bereits vorkonfiguriert mit den notwendigen Programmen und Zugängen.
  • Diensthandy: Falls relevant, ein firmeneigenes Mobiltelefon.
  • Notizbuch und Stifte: Ein klassisches und individualisiertes Notizbuch und hochwertige Stifte für handschriftliche Notizen.

Diese Grundausstattung ermöglicht es neuen Mitarbeitern, von Anfang an produktiv zu sein und sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren.

Die Bereitstellung von Zugangsdaten zu E-Mail, Intranet und anderen wichtigen Systemen ist entscheidend. Ein IT-Leitfaden oder eine Kurzanleitung kann helfen, die ersten Schritte zu erleichtern und häufige Fragen zu beantworten.

Unternehmensmerchandise und Willkommensgeschenke

Einige Unternehmensmerchandise wie T-Shirts, Tassen oder Schlüsselanhänger tragen dazu bei, dass sich neue Mitarbeiter als Teil des Teams fühlen. Diese kleinen Geschenke können die Unternehmensidentität stärken und das Zugehörigkeitsgefühl fördern.

Zusätzlich können Willkommensgeschenke wie ein Gutschein für ein nahegelegenes Café oder Restaurant eine nette Geste sein, um den Start angenehmer zu gestalten. Auf diese Weise fühlen sich die Neulinge abgeholt und wertgeschätzt. Diesen Punkt vergessen viele Unternehmen bei der Gestaltung der idealen Onboarding Box

Einarbeitungsplan und Schulungsmaterialien

Ein klarer Einarbeitungsplan sollte Teil der Onboarding Box sein. Dieser Plan sollte die ersten Wochen im neuen Job strukturieren und wichtige Termine, Meetings und Schulungen auflisten. Schulungsmaterialien in Form von Handbüchern, Online-Kursen oder Zugang zu E-Learning-Plattformen sind ebenfalls hilfreich, um neue Mitarbeiter schnell auf den neuesten Stand zu bringen.

Informationen über regelmäßige Team- und Unternehmensveranstaltungen können ebenfalls in der Onboarding Box enthalten sein. Diese Veranstaltungen fördern das Gemeinschaftsgefühl und bieten neuen Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Kollegen besser kennenzulernen. Beispiele hierfür sind Teamausflüge, Firmenfeiern oder regelmäßige Teammeetings.

5 kreative Wege, eine Onboarding Box zu befüllen

Neben den klassischen Inhalten einer solchen Box, präsentieren wir Ihnen kreative Zugänge zu diesem Thema. Hier sind fünf alternative Ansätze, um Ihre Onboarding Box besonders einprägsam und einzigartig zu gestalten.

1. Personalisierte Gegenstände

Personalisierte Gegenstände schaffen eine persönliche Verbindung und lassen den neuen Mitarbeiter sofort wissen, dass er als Individuum geschätzt wird. Beispiele hierfür sind:

  • Namensschild: Ein hochwertiges Namensschild mit dem Namen des neuen Mitarbeiters und dem Unternehmenslogo.
  • Personalisierte Notizbücher: Notizbücher mit eingraviertem Namen oder Initialen.
  • Individuelle Grußkarten: Handgeschriebene Karten von Teammitgliedern, die persönliche Willkommensbotschaften enthalten.

Diese personalisierten Gegenstände sorgen dafür, dass sich neue Mitarbeiter von Anfang an als Teil des Teams fühlen.

2. Lokale Spezialitäten und Snacks

Eine Auswahl an lokalen Spezialitäten oder Snacks kann eine originelle und schmackhafte Ergänzung zur Onboarding Box sein. Dies zeigt nicht nur die Verbundenheit des Unternehmens zur Region, sondern sorgt auch für ein kulinarisches Willkommen.

  • Lokale Leckereien: Beispielsweise Schokolade, Kekse oder andere regionale Köstlichkeiten.
  • Getränke: Ein hochwertiger Kaffee, Tee oder eine besondere lokale Limonade.
  • Rezeptideen: Kleine Rezepthefte mit typischen Gerichten der Region.

Diese Geste wird sicherlich geschätzt und macht das Ankommen im neuen Job noch angenehmer.

3. Erlebnis-Gutscheine

Gutscheine für Erlebnisse und Aktivitäten bieten neuen Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Freizeit kreativ zu gestalten und sich in der neuen Umgebung besser zurechtzufinden. Beispiele hierfür sind:

  • Freizeitaktivitäten: Gutscheine für lokale Sportveranstaltungen, Kinos, Museen oder Theater.
  • Kursangebote: Gutscheine für Kurse oder Workshops, wie Yoga, Kochkurse oder Sprachkurse.
  • Erkundungstouren: Gutscheine für Stadtrundgänge oder touristische Attraktionen.

Diese Erlebnisse können dazu beitragen, dass sich neue Mitarbeiter schnell in der neuen Umgebung einleben und ihre Kolleginnen und Kollegen besser kennenlernen.

4. Nachhaltige und umweltfreundliche Produkte

Der Einsatz von nachhaltigen und umweltfreundlichen Produkten zeigt, dass das Unternehmen Verantwortung für die Umwelt übernimmt und diese Werte auch an seine Mitarbeiter weitergeben möchte.

  • Wiederverwendbare Trinkflaschen und Kaffeebecher: Mit dem Firmenlogo versehen und aus umweltfreundlichen Materialien hergestellt.
  • Nachhaltige Büroartikel: Notizbücher aus recyceltem Papier, Bambus-Stifte oder biologisch abbaubare Post-its.
  • Pflanzen: Kleine Zimmerpflanzen, die das Büro verschönern und das Raumklima verbessern.

Diese Artikel betonen das Engagement des Unternehmens für Nachhaltigkeit und Umweltschutz.

Fazit zum Thema “Onboarding Box”

Eine sorgfältig zusammengestellte Onboarding Box ist ein wirkungsvolles Instrument, um neuen Mitarbeitern den Einstieg in das Unternehmen zu erleichtern und sie von Anfang an zu motivieren. Mit einer Mischung aus praktischen Arbeitsmitteln, umfassenden Informationen und persönlichen Willkommensgesten kann die Onboarding Box einen nachhaltigen positiven Eindruck hinterlassen und die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit legen. Je kreativer, desto einprägsamer, desto besser. Überlassen Sie den perfekten Start keinesfalls dem Zufall!

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